Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện có hai chức năng chính là: (i) Chức năng liên lạc và (ii) Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp trong tiếp cận thị trường. Vậy trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?

1. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời gian hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trường hợp ngược lại, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

2. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện gồm:

+ Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do người đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

+ Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;

+ Văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;

+ Bản sao Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;

+ Bản sao hộ chiếu hoặc Giấy chứng minh nhân dân của người đứng đầu Văn phòng đại diện, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam; 

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật có liên quan.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

3. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Bước 1. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Công Thương hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện;

Bước 2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu cần thiết;

Bước 3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Trường hợp phải lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp phép phải gửi văn bản xin ý kiến trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản trả lợi. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

4. Thời gian thực hiện:

+ 07 ngày làm việc với trường hợp thông thường;

+ 14 ngày làm việc trong trường hợp phải lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành

Vlegal Đồng Khánh tự hào là đơn vị tư vấn thành lập Văn phòng đại diện của nhiều thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, từ nhiều quốc gia và hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Quý khách có nhu cầu tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin như sau:

CÔNG TY LUẬT VLEGAL ĐỒNG KHÁNH

Điện thoại: 0987247092 hoặc 0865698331

Email: dongkhanhlegal@gmail.com

Website: www.dongkhanhlegal.com